Controle
Em administração, o verbo controlar não é sinônimo de mandar ou de ordenar no sentido autoritário da palavra. Nesse contexto, exercer o controle tem a ver com acompanhar, monitorar, verificar. E é tão importante que se pode dizer que uma empresa não sobrevive sem controle. De uma maneira geral, o controle está presente em todos os momentos e etapas do trabalho realizado em uma organização ou empresa. Quando alguém bate o ponto na entrada e na saída do serviço, por exemplo, está se submetendo a uma forma de controle.
Controlar é verificar se as atividades de pessoas, órgãos, departamentos ou setores estão se realizando dentro de uma atuação proposta e segundo uma organização e uma divisão de trabalho estabelecidas.
O controle de vendas, por exemplo, precisa ser feito diariamente. Além disso,uma vez por mês devem-se apurar os resultados totais das vendas, compará-los com períodos anteriores e tentar, com base nesses dados, prever as receitas futuras. Isso vai ajudar a identificar os meses em que o volume de vendas é maior e, assim, programar as compras da empresa, calcular o prazo médio para pagamentos de fornecedores etc.
O controle de compras, por sua vez, possibilitará uma aquisição mais realista de materiais e produtos: nem tantos que encalhem no estoque, nem tão poucos que não se possa atender os clientes. Já o controle de despesas permitirá duas coisas básicas: acompanhar melhor a evolução dos gastos mensais, impedindo que eles fiquem mais altos do que as receitas daquele mês, e verificar cada item de despesa (telefone, água, aluguel etc.) para saber as variações dos valores de cada um e tomar medidas para combater eventuais aumentos de gastos ou desperdício.
O controle de estoque é importante para verificar as entradas e saídas de mercadoria ou material da empresa. Ele confere ao mesmo tempo a quantidade disponível de cada item existente (matéria-prima ou mercadoria) e o seu valor monetário correspondente.
Com relação ao período em que é exercido, o controle também pode ser dividido:
Em prévio ou anterior, quando é feito antes de o trabalho ser realizado;
Simultâneo, quando realizado durante a tarefa ou a atividade;
E posterior, quando acontece depois de se completar o trabalho.
De qualquer modo e em quaisquer circunstâncias, trata-se de um processo intimamente associado ao planejamento. Um não existe sem o outro, porque a finalidade básica do planejamento é propor ações que antecipem situações previstas e permitam o controle de suas variáveis. Só assim a empresa pode enfrentar com sucesso essas situações e a partir daí passar a encarar o futuro. Ou seja, o futuro da empresa depende do processo de controle.
