Documento, segundo o minidicionário Aurélio, é qualquer escrito utilizável para consulta, estudo, prova, documento. "Um documento podeser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, de caráter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, enfim, plenamente integrada aos bens intangíveis de uma entidade."
Numa empresa, os documentos constituem os dados e informações. Estes podem ser contábeis, fiscais, legais, trabalhistas, previdenciários, entre outros.
Independente do ramo da empresa, seja ligada ao comércio ou à indústria, seja de prestação de serviço a grandes ou pequenas, todas precisam registrar além de armazenar dados e informações que retratem e demonstrem o histórico, o dia-a-dia da instituição, seja para fundamentar suas ações ou mudanças, seja para prestar contas aos órgãos reguladores. Cabe à empresa zelar por tais documentos, tendo-os em sua propriedade e responsabilidade, mantendo-os em perfeita ordem.
"Só há empresa se houver documentação!" Essa afirmação de Rodrigues (1996,p.30), retrata a razão de existência de uma empresa, afinal para que ela exista como instituição, atendendo à legislação, precisa de documentos que informem e descrevam sua natureza.
"Resgatar uma informação com rapidez eessencial, pois cada vez que ela tarda a vir uma decisão importante pode estar deixando de ser tomada! E isto mostrará a ineficiência da organização."
(Rodrigues, 1996, p.30.)
Tão importante quanto bem guardar os documentos, é a possibilidade de encontrá-los rapidamente quando necessário. é um indicador de eficiência do setor, ou pessoa responsável pela guarda dos documentos, considerando que a capacidade de recuperar, resgatar dados e informações com rapidez é demonstrativo de qualidade.
A responsabilidade da pessoa que tem como função a guarda e organização dos documentos é grande, pois a demora em recuperar documentos solicitados por alguma razão pode demonstrar falha no sistema de comunicação da empresa, ou ainda falha dos responsáveis que, por falta de comprometimento, desconhecimento ou não entendimento da importância das informações contidas nos documentos, acaba por dificultar ou atrasar o resgate destes.
Categorias de Documentos
Para fins de arquivamento, os documentos podem ser divididos em: documentos contábeis e documentos legais.
Documentos contábeis
São os documentos que servem para provar a regularidade, legalidade de todas as operações da empresa. Alguns exemplos documentos contábeis:
- Cópias de cheques;
- Ordens de pagamento;
- Notas fiscais;
- Extratos bancários...
Documentos legais
São os documentos que correspondem ao cumprimento de leis, normas, resoluções, memorandos, entre outros. Atendem a esfera federal, estadual, municipal, sindical. Eles podem ser vitalícios ou terem prazo de renovação solicitado, devendo a empresa ficar atenta a estes, evitando que vençam, o que impossibilitaria a realização de suas atividades, até que sua vida legal esteja em ordem novamente.
Alguns documentos legais que devem estar à disposição dos órgãos fisca lizadores:
::Contrato Social, Ata de fundação ou Estatuto Social:
::Declaração Cadastral-Secretaria da Fazenda (se a empresa for da área do comércio);
::Cartão do CNPJ;
::Cartão de Inscrição na Prefeitura Municipal;
::Alvarás de funcionamento (ex.: Vigilância Sanitária; Corpo de Bombeiros, Conselhos Nacionais/Regionais).
Documentos obrigatórios e relacionados a produtos e serviços.
Nota Fiscal
A nota fiscal é um documento fiscal, emitido por pessoa jurídica que demonstra e registra a venda de mercadorias ou a prestação de serviço. Como se trata de um documento fiscal, está sujeito a controle e comprovação por parte de autoridades fazendárias. Destina-se ao recolhimento de impostos e sua não-utilização e emissão desta, caracteriza sonegação fiscal.
Desde outubro de 2005, a legislação brasileira aceita a Nota Fiscal Eletrônica, que é um documento emitido e armazenado digitalmente em substituição à nota fiscal impressa. Esse sistema pode ser util do para as notas fiscais usadas em transações comerciais de mercadorias e entre pessoas jurídicas, mas não substitui as notas de transações diretas ao consumidor.
Dentre as vantagens apontadas estão: diminuição dos gastos com compra e armazenagem de papel, tendo em vista que esta está disponível exclusivamente por meio eletrônico. Neste caso, a fiscalização também será mais facilitada e rigorosa, pois ocorrerá em tempo real pelo Fisco.
Fatura
É o documento usado apenas para operações de venda a prazo. Para que seja preenchida, precisa da emissão de uma nota fiscal. Na fatura devem constar informações da mercadoria, como: preço, quantidade, dados do comprador e do vendedor, data de em são, forma de pagamento e também os dados da nota fiscal que originou a venda a prazo. A fatura deve ser assinada pelo comprador no ato da entrega, assim respalda o vendedor em caso de não-pagamento.
Duplicata
A emissão da duplicata é uma opção do vendedor. Legalmente, a sua emissão não é obrigatória. Contudo, a duplicata, diferentemente da fatura, pode ser apresentada em protesto para ser cobrada judicialmente, pois é um título de crédito.
Toda fatura pode gerar uma ou várias duplicatas. Uma vez apresentada à cobrança judicial e paga pelo devedor, esta deve ser retirada de circulação.
Nota Promissória
A nota promissória é uma promessa de pagamento de um título de crédito, emitido pelo devedor, com data, quantia e forma de pagamento. A nota promissória pode seir protestada, por tanto é uma garantia de recebimento para o credor.
Recibo
Documento Impresso com um valor recebido de determinada empresa ou pessoa, relatando a natureza do serviço ou produto pelo qual se está pagando. Nele devem conter ainda o nome do pagante, de quem está recebendo, data, local e assinatura de quem recebeu o valor pago.
Livros fiscais
São documentos oficiais, nos quais a empresa anota as vendas e serviços prestados, notas fiscais de entrada e saída, e toda a movimentação de débito e crédito de ICMS e IPI. Neles devem conter todas as informações necessárias previstas em lei.
Cada estabelecimento é responsável por manter seu livro fiscal atualizado. E mesmo que a empresa tenha filiais ou vários escritórios, cada estabelecimento deve ter seu livro fiscal.
Livros de escrituração
Não é obrigatória a existência de livros de escrituração nas empresas, mas este documento é de grande importância, pois caso seja necessário verificar o registro de todas as operações realizadas na instituição, este documento oferece essa possibilidade. Além disso, obtém-se maior controle financeiro e econômico dessas operações.
Documentos ligados à tributação
Guia de recolhimento de imposto ou de contribuição
Esta guia é um tipo de formulário usado pelas empresas para o cumprimento de obrigações fiscais de ordem federal, estadual e municipal. Tais documentos devem ser guardados para comprovação de contribuição, em caso de fiscalização .
Declaração de renda
A declaração de renda de pessoa jurídica, destinada a empresas,é o documento usado para a prestação de contas ao governo.Nela são declarados rendimentos e despesas, e anexados documentos comprobatórios das informações prestadas, ficando estes em posse da Receita Federal por prazo determinado legalmente, a fim de comprovação de idoneidade das informações.
Documentos de uso exclusivo da empresa
Tais documentos dizem respeito à dinâmica e à metodologia de trabalho da instituição, sendo portanto, de relevância para a operacionalização das ações. Contudo, geralmente não são solicitados em fiscalizações ou processos de auditoria, exceto no caso de empresas que geralmente têm filiais ou representantes regionais, ou passem por auditoria interna.
Tais documentos denotam grade importância como subsídio informativo para projeções, análises de balanço, planejamento estratégico.
Exemplos de documentos específicos:
-Correspondências.
-Memorandos.
-Atas e relatórios de reuniões e gerenciais.
-Documentos trabalhistas.
-Requisições de compra.
-Relatórios de venda, entre outros.
Fonte: Senac - PR ::: Wikipedia ::: Almanaque abril 2010
