Celso F. Lago - Funções do Setor de Arquivos

Funções do Setor de Arquivo

O dicionário diz que arquivar significaguardar em arquivo, conservar, reter na memória, pôr em lugar conveniente. No universo da administração, arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações. Essas duas informações nos levam a concluir que arquivar é um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as informações retidas, colocadas "em lugar conveniente", como diz o dicionário, vão servir para ajudar a dirimir dúvidas ou esclarecer questões que ainda vão ocorrer.

Assim como a palavra protocolo, o substantivo arquivo também designa diferentes realidades: ele pode ser o conjunto de documentos e correspondências que devem permanecer guardados (esse é o significado que mais nos interessa neste capítulo); o móvel que guarda esses documentos ou ainda a sala ou o lugar onde estão os papéis arquivados.

Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o departamento financeiro etc. E os métodos de organizá-los também podem ser variados. No arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos.

Não se guarda nada à toa, sem motivo. Portanto, o arquivo preserva a situação administrativa e fiscal, a memória e a história da empresa ou organização que o criou e o mantém. Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de serviço, os documentos arquivados vão ser muito úteis nesse sentido. Se houver alguma pendência com relação ao pagamento (ou não) de uma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a dúvida. E assim por diante.

Em outras palavras, a principal finalidade de um arquivo é servir à administração de uma instituição, qualquer que seja a sua natureza. Quando a atividade administrativa se extingue (por fechamento da empresa ou outro motivo qualquer), os arquivos passam a desempenhar um novo papel: tornam-se úteis para a cultura e para a história. Esse novo papel é decorrente do primeiro, ou seja, os atos do dia-a-dia, aparentemente banais, preservados num determinado arquivo por questões fiscais, podem ser fundamentais, no futuro, para uma avaliação da vida daquela instituição e até do próprio país. Até hoje os historiadores

lamentam, por exemplo, que os arquivos referentes à escravidão no Brasil tenham sido destruídos. Se isso não tivesse acontecido, poderíamos conhecer melhor esse fato histórico tão importante na formação da nossa nacionalidade.

Enfim, qualquer que seja a configuração, a forma de organização e o tamanho de um arquivo, as suas funções básicas são sempre parecidas: guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a interesses pessoais, empresariais ou oficiais.