Funções do Setor de Protocolo
Vejamos um exemplo de funcionamento do protocolo. Uma empresa precisava de uma certidão negativa em um órgão público para participar de um processo de licitação. Para tanto, necessitava apresentar o cartão do CNPj (Cadastro Nacional de Pessoas jurídicas). Ao apanhar esse documento, o encarregado assinou o livro de protocolo, acusando a retirada do documento na data e no horário especificados. O CNPj foi levado ao órgão, e depois de tomadas todas as providências necessárias à obtenção da certidão, o responsável pela execução da atividade retornou com o CNPj ao setor de arquivo, assinando novamente o livro de protocolo, onde foi anotada a devolução do documento, na data e hora especificadas.
Todas as instâncias desses encaminhamentos envolvem tarefas que constituem o serviço do protocolo, que pode ser assim resumido: receber, registrar, distribuir, movimentar e expedir correspondência dentro de uma empresa ou organização.
Mas atenção: a palavra protocolo pode ter também outras significações. Ela costuma designar o número de registro dado a um determinado documento ou, ainda, o livro de registro de documentos recebidos e expedidos. Resumindo: o protocolo pode ser um setor, um serviço executado, um número de registro ou ainda um livro.
Em algumas instituições, o protocolo também pode funcionar como uma secretaria, geral, tendo ainda como funções realizar a redação de atas, a publicação de anúncios nos jornais, a síntese das correspondências recebidas e expedidas, a manutenção de dados relativos a essa documentação etc.
A partir da informatização, a comunicação interna das organizações (e, portanto, a atuação do setor de protocolo) ganhou muito em agilidade. Por meio do computador, os funcionários podem, por exemplo, pesquisar os documentos protocolados e ver como anda a tramitação dos processos.
A atuação do protocolo varia muito de uma organização para outra, mas, de modo geral, quem trabalha nessa área é encarregado do recebimento e da classificação da correspondência, assim como do seu registro e da sua movimentação.
