Celso F. Lago - Tarefas Realizadas pelo Setor de Protocolo

Tarefas Realizadas pelo Setor de Protocolo

Muitas tarefas fazem parte do dia-a-dia do funcionário do setor de protocolo. Afinal,toda correspondência que chega à empresa passa primeiro pelas suas mãos. Assim, deve haver uma rotina para evitar problemas de atraso ou troca de destinário ou qualquer outro que venha prejudicar o andamento dos negócios. Geralmente, a rotina inclui os seguintes procedimentos:

Receber toda a correspondência.
Separar a correspondência oficial da particular:
Distribuir a correspondência particular:
Separar a correspondência de caráter ostensivo - ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada - daquela de caráter particular, que deve ser encaminhada a quem for destinada.
Abrir e ler a correspondência ostensiva.
Verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo da firma. Se houver, providenciar para que sejam agrupados. Por exemplo, mandar reunir, num só arquivo, dois documentos relativos a um mesmo processo administrativo.
Carimbar o documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo que inclua a data e o número do protocolo). Deve-se escrever também para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado.
Fazer um resumo do assunto tratado no documento e finalmente encaminhar os papéis ao setor responsável por arquivá-lo.

Rotinas de registro e movimentação

Essa parte do serviço inclui a distribuição e a redistribuição de documentos. Ela inclui os seguintes procedimentos:

Preparar as fichas de protocolo em duas vias e preenchê-Ias. Nessas fichas deve haver um campo chamado "distribuição, andamento ou carga", no qual se deve anotar cada etapa da tramitação do documento.
Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento original já carimbado e fazer o encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes do documento, eles também devem ser anexados.
Registrar os dados da ficha de protocolo em outras fichas, especificando a procedência e o assunto, e rearquivando-as em seguida.Tal procedimento permite saber em que pé está, por exemplo, o andamento do processo de pagamento de uma indenização a um funcionário demitido .
Arquivar as fichas de protocolo de acordo com a ordem dos números dos respectivos protocolos .
Receber de volta documentos vindos de diferentes setores da empresa, anotar, em suas respectivas fichas de protocolo, o novo destino que eles terão e providenciar o seu reenvio.